Als je werk je de baas is: hoe draai je dat weer om?

“Ik kon me niet meer concentreren op mijn werk. Flitste in mijn hoofd van de hak op de tak. Maakte dingen niet af en verloor de grip op mijn werk.”

Aan het woord is Julia*.

Julia is SAP-consultant. Opdrachtgevers huren haar op projectbasis in om SAP-software in hun bedrijf te implementeren. Zodat ze bedrijfsdata sneller en gestructureerder kunnen verwerken en toepassen.   

Sinds anderhalf jaar werkt ze in opdracht van een producent in de farmaceutische sector. Het bedrijf heeft verschillende vestigingen door heel Europa.

Telkens als een bedrijfslocatie de overstap naar SAP moet maken, faciliteren Julia en haar collega’s dit proces. Vanaf het allereerste plan van aanpak tot development, en van testen, training en go-live tot nazorg.

‘Het werk is boeiend, maar er staat ook veel druk op de ketel. Want de deadlines zijn superstrak en fouten maken is geen optie.

Daarbij komt nog de onzekerheid onder medewerkers die voor het eerst met de nieuwe software moeten gaan werken. Voor hen is het een ingewikkeld en verwarrend proces. Hun onrust wegnemen vraagt iedere keer veel van mijn tijd en energie.’

De druk kon ze lange tijd goed aan. Ze reist heel Europa door. Van go-live naar go-live. 

Tot ook bij haar de onrust de overhand neemt…

‘Ik merkte dat ik me niet meer kon concentreren op mijn werk. Was met van alles tegelijk bezig. Flitste in mijn hoofd van de hak op de tak. Waardoor ik dingen niet afmaakte en lang niet zo productief was als ik me voornam.

Daar voelde ik me dan schuldig over. Ging ’s avonds - thuis of in mijn hotel - door met werken. Om maar van dat nare schuldgevoel af te komen. Waardoor ik veel te lange dagen maakte. En slecht sliep. Dan werd ik de volgende ochtend moe wakker.

Pas toen ik ziek thuis zat met een flinke griep en zelfs toen, al na één dag, de druk voelde om weer aan het werk te gaan, wist ik: dit moet anders. ‘

Ze vraagt een gesprek met mij aan en meldt zich vervolgens aan voor de individuele training ‘Wendbaar Sterk in je Werk’.

Invloed ervaren

In de kick-off sessie doet ze direct al een belangrijk inzicht op.

‘Wat mij meteen inzicht gaf was Heidi’s heldere uitleg over wat er precies gebeurt bij mij als druk en spanning hoog oplopen. Over de strategieën van het brein die me – onbewust – aanzetten tot nog harder werken. Waardoor ik zelf bijdraag aan die oplopende spanning.’

Ze krijgt enkele technieken aangereikt, waarmee ze haar prikkelfilter leert ontlasten én versterken. Dat helpt haar om momenten van drukte en overprikkeling beter te herkennen. En daar anders mee om te gaan.

Opgetogen beseft ze: ‘Ik heb hier invloed op!’.

Hoe ze meer grip op haar werk kon krijgen was de volgende stap in de training. Een belangrijke stap, want haar opdrachtgever is ambitieus en wil flink opschalen: van één naar twee go-lives. Tegelijkertijd.

Ze ziet er tegenop. Dat is onmogelijk!  

Of…

Dashboard

‘Heidi reikte me een belangrijk hulpmiddel aan. Ze leerde mij hoe ik met een persoonlijk dashboard focus kan houden. In welke hectische projectfase we ook zitten.

Of ik nu aan een interface werk, een download test doe of na een go-live met end-user hypercare bezig ben, dankzij mijn dashboard verlies ik mezelf niet meer in afleidingen en klusjes tussendoor. Ik werk nu geconcentreerd en doelgericht.

Hierdoor heb ik mijn belangrijkste taken soms al aan het begin van de middag af. Terwijl ik wel de kwaliteit lever die ik graag voorsta. Dat geeft enorm veel rust.’

Rust

Diezelfde rust straalt ze ook uit als ze op locatie in het buitenland werkt, in de week van de first time ever dubbele go-live.

‘Daags voor het moment suprême waren beide lokale teams, in Duitsland en in Italië, op van de zenuwen. Waar ik het afgelopen jaar vaak zelf kon twijfelen aan een goede afloop, nu voelde ik weer diep vanbinnen die vanzelfsprekende zekerheid die ik zo had gemist: dit gaat ons gewoon lukken.’

Ze krijgt complimenten over haar rustige begeleiding. Het vertrouwen dat daaruit spreekt werpt zijn vruchten af: beide teams gaan enthousiast en kundig met het nieuwe systeem aan de slag. Waardoor ook de hypercare fase soepel verloopt.

‘Op een paar kleine issues na had ik er weinig omkijken naar. Wat een verschil met voorheen, toen elke go-live mij mentaal heel veel energie kostte.’

Zelfverzekerd

Een keer een dubbele go-live tot een succesvol einde brengen, zegt misschien nog niet zoveel. Maar dat het geen eenmalige prestatie is blijkt wat later.

Ze werkt aan twee nieuwe interfaces met teams in Zwitserland en Frankrijk. Het is een paar weken voor de dubbele go-live en ze voelt zich rustig en zeker van zichzelf.

Hoe bijzonder dat is merkt ze aan de reactie van een collega die verantwoordelijk is voor soortgelijke interfaces voor twee andere landen met dezelfde strakke deadlines.

‘Ik zag hoe hij worstelde en ontzettend veel stress ervaarde. Het grappige was dat hij dacht dat ik nog lang niet zo ver was als hij. Toen ik zei dat ik mijn testcases al ter ondertekening had aangeboden, reageerde hij erg verbaasd. Sommige mensen denken kennelijk dat stress er standaard bij hoort,’ grinnikt ze.

Het is niet zo dat ze helemaal geen stress meer voelt, maar het grote verschil met voorheen is dat ze zich daar nu direct bewust van is. Zodat ze nu op tijd bij kan sturen.

Opmerkelijke resultaten

Op deze voet gaat ze verder. Julia werkt aan een nieuwe opdracht: ze is verantwoordelijk voor een SAP-implementatie in Hongarije.

‘Eén land maar deze keer, maar wel met het volledige pakket: master data, proces development voor de automatische opmaak van facturen, orderbevestigingen en pakbonnen en ook de interfaces met het externe magazijn. Hongarije heeft bovendien allerlei extra eisen in verband met lokale wetgeving. Dus zeker geen makkelijk land.’

Daarom gaat Julia direct voortvarend van start met wat ze geleerd heeft in de training.

‘Ik weet nu wat mijn sterke kant, mijn BOB, is. Waardoor voor mij meteen duidelijk was waar ik mij op moest focussen om tegen het eind niet in de problemen te komen. Het voelde als een vliegende start. Mede dankzij het ervaren Hongaarse team dat alle milestone deadlines serieus nam.

Alles bij elkaar zorgde ervoor dat ik 6 weken voor go-live klaar was. Ja echt: 6 weken van tevoren!

En dat zonder stress en gewoon iedere dag op tijd naar huis. Ik had zelfs tijd voor een heel relaxte vakantieweek tussendoor.’  

Verrijking

Julia is blij dat ze de stap heeft gezet en de training heeft gevolgd.

‘Alles wat ik bij Heidi heb geleerd in de training was een verrijking. Kan ik concreet toepassen in mijn werk.

Daarom ook kijk ik enorm uit naar die nieuwe uitdaging in ons implementatieproject: niet één, niet twee, maar drie go-lives tegelijkertijd.’

Lachend: ‘Ook dat gaat gewoon lukken.’

Hartelijke groet,

PS: Wil jij net als Julia meer rust, plezier en zelfvertrouwen in je werk? Neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.  

* Naam is gefingeerd op verzoek van de geïnterviewde